Teori Organisasi

1.       Waktu 15 menit

Penjelasan singkat tentang organisasi :

Ø  Organisasi :

·         Kesatuan/susunan

·         yang terdiri atas bagian-bagian/ orang-orang

·         dalam perkumpulan

·         untuk mencapai tujuan bersama (1)

atau

·         Kelompok kerja sama

·         antara orang orang

·         yang diadakan untuk mencapai tujuan bersama (2)

Ø  Mengorganisasi :

Mengatur & menyusun bagian-bagian /orang-orang sehingga seluruhnya menjadi suatu kesatuan yang teratus

Ø  Contoh-contoh kegiatan mengorganisasi :

1.       Keorganisasian kelas

2.       Piket kelas

3.       Keorganisasian sekolah

4.       Keluarga (pembagian tugas)

5.       Dalam kegiatan berolahraga (Sepak bola)

6.       Keorganisasian masyarakat, seperti adanya RT, RW, kecamatan, dst

Ø  Minta peserta menyebutkan contoh-contoh kegiatan keorganisasian yang mereka alami sehari-hari

2.       Waktu : 45 menit        [Contoh aplikasi]

·         Ajak peserta untuk berbincang-bincang sejenak tentang kegiatan (mis. Camping bersama  lain,perlombaan, dll), lalu bayangkan cara melaksanakan kegiatan tersebut. (mulai dari persiapan, pelaksanaan hingga pra-pelaksanaan)

·         Minta setiap peserta menulis langkah-langkah kegiatan melaksanakan camping tersebut

·         Setelah selesai, bagi mereka dalam beberapa kelompok kecil. Minta tiap kelompok mencocokkan hasil isian tiap anggotanya dan menyusun suatu daftar kegiatan melaksanakan camping yang lengkap dari kelompok tersebut

·         Bagikan potongan-potongan kertas HVS ukuran kartu pos kepada setiap kelompok, 30-40 lembar per-kelompok. Minta setiap kelompok menyalin semua kegiatan melaksanakan camping yang telah mereka daftarkan, masing-masing satu kegiatan untuk setiap lembar potongan kertas (karena itu tegaskan bahwa rumusannya harus singkat saja, sekitar 4-5 kata, dan tulis dengan huruf besar) [Peserta telah diberi tugas untuk membawa kertas HVS tersebut, pada awal acara, kertas HVS itu dikumpulkan dulu saja]

·         Minta setiap kelompok menyusun potongan-potongan kertas tersebut menjadi urutan langkah-langkah kegiatan melaksanakan camping (mis.)

·         Presentasi tiap kelompok, ajak seluruh peserta membandingkan hasil kelompok mereka dengan kelompok lainnya, dan diskusi serta analisa bersama : susunan kelompok mana yang paling efisien dan efektif? Mengapa? Arahkan pada kesimpulan :

q  Adanya jaringan kerja untuk melaksanakan suatu kegiatan, dimana kerja-kerja itu perlu dilakukan oleh beberapa orang yang berbeda. Dari sini, mulai diperkenalkan sistim pembagian tugas dalam organisasi.

q  Pengaturan urutan langkah kegiatan tertentu secara simultan (tidak linier) atas dasar ketersediaan dan alokasi sumberdaya (jumlah tenaga pelaksana, lama waktu, fasilitas, dana) yang ada

q  Fungsi-fungsi pokok management berorganisasi :

-          Perencanaan                (Planning)

-          Pengorganisasian         (Organizing)

-          Menggerakkan             (Actuating)

-          Pengawasan                 (Controling)

        Untuk : mencapai tujuan

3.       Waktu : 45 menit [Pemberian materi berdasarkan aplikasi diatas]

WAWASAN ORGANISASI

Pengorganisasian :

Mengusahakan hubungan secara efektif antar orang-prang yang melahirkan kerjasama yang efisien sehingga dapat menyelesaikan pekerjaan

Fungsi-fungsi pokok management berorganisasi :

-          Perencanaan                (Planning)

-          Pengorganisasian         (Organizing)

-          Melaksanakan             (Actuating)

-          Pengawasan                 (Controling)

Untuk : mencapai tujuan

Ini berarti bahwa Anda mesti merencanakan, mengorganisir, melaksanakan dan mengendalikan(mengawasi) proses suatu kegiatan. Ini juga berarti bahwa Anda mesti bekerja sejak awal (sebelum kegiatan berlangsung), ketika kegiatan berlangsung, sampai sesudah (setelah kegiatannya sendiri sudah selesai berlangsung)

Mengapa suatu program perlu di “manage”, atau dikelola ?

Jawabannya tegas dan sederhana: program, melibatkan sejumlah sumber daya (sejumlah orang, biaya, barang/peralatan, waktu) dalam proses pelaksanaannya, dan semua itu diadakan dalam rangka mencapai suatu tujuan tertentu. Dengan kata lain, semua sumber daya tersebut harus dikelola secara efektif dan efisien, jika dikehendaki tercapainya tujuan program secara optimal.

Karena dalam berorganisasi kita harus dapat mengatur orang-orang, atau dengan kata lain kita harus bisa memotivasi orang-orang, ada beberapa kiat dalam memotivasi orang lain:

Langkah 0 : Hilangkan penghambat motivasi :

-          Hilangkan opini negatif

-          Hilangkan perasaan ‘tidak ada masa depan di sini’

-          Hilangkan merasa diri tidak penting

-          Hilankan ketidaktahuan akan apa yang terjadi

Langkah 1 : Temukanlah apa yang sebenarnya mereka inginkan

Langkah 2 : Tunjukkanlah pada mereka bagaimana cara mencapainya

Mengenai beberapa gagasan untuk membangkitkan semangat pribadi :

1.       Jadilah pendengar yang baik	2.       Jadilah orang yang pantas dipercaya
3.       Akuilah bahwa mereka melakukannya dengan benar	4.       Tunjukkan bahwa Anda mempercayai mereka
5.       Pesan yang positif	6.       Ciptakanlah tantangan

Dalam kerja berorganisasi, kita biasa mengenal adanya struktur organisasi.

FUNGSI ORGANISASI

Pengorganisasian :

Mengusahakan hubungan secara efektif antar orang-prang yang melahirkan kerjasama yang efisien sehingga dapat menyelesaikan pekerjaan

Dengan kata lain, suatu tugas yang dikerjakan secara terorganisir seharusnya terselesaikan dengan lebih baik dan lebih cepat daripada tugas yang sama yang dikerjakan dengan tidak terorganisir.

Maka jika kita “berorganisasi” tetapi hasil kerja kita tidak lebih baik dan lebih cepat dibandingkan pekerjaan orang lain; maka dapat dikatakan kita belum bisa berorganisasi.

Fungsi-fungsi pokok management berorganisasi :

-          Perencanaan                (Planning)

-          Pengorganisasian         (Organizing)

-          Melaksanakan             (Actuating)

-          Pengawasan (Controling)

Untuk : mencapai tujuan

STRUKTUR ORGANISASI

Dalam kerja berorganisasi, kita biasa mengenal adanya struktur organisasi. Struktur organisasi ini menggambarkan hirarki tanggungjawab dan pembagian tugas dalam organisasi tersebut.

Kemahiran dan potensi setiap orang berbeda. Setiap orang memiliki keunggulan dan kekurangannya sendiri. Dengan adanya positioning yang tepat, keunggulan seseorang dapat menutupi kekurangan orang lain dan demikian sebaliknya sehingga dapat terwujud suatu tim yang solid. Tim yang solid bukan yang beranggotakan orang-orang yang serba bisa, tetapi beranggotakan orang-orang yang memiliki keahlian-keahlian tertentu tiap orangnya dan memiliki positioning yang tepat.

Struktur umum organisasi :

Contoh Struktur umum organisasi :

           I. Struktur organisasi ini menggambarkan hirarki tanggungjawab dan pembagian tugas dalam organisasi tersebut. Fungsi, Struktur dan Pembagian Wewenang

 

Untuk dapat menjadi seorang organisatoris yang handal, kita perlu memiliki beberapa sifat berikut ini :

Sifat-sifat seorang organisatoris :

a.       Sifat bawaan :

o    Memiliki intelegensi

o    Memiliki sifat mental yang baik

o    Memiliki ketahanan fisik yang baik

o    Memiliki sensitifitas/peka

o    Ransangan untuk mengembangkan diri

b.       Sifat yang diperoleh :

o    Motivasi tinggi

o    Kemampuan komunikasi

o    Dapat mengorganisasi

o    Bisa mengajar

o    Bisa meyakinkan

c.        Sifat bawaan yang bisa dilatih :

o    Berani memutuskan

o    Memiliki keluwesan

o    Bekerja dengan orang lain

o    Bisa & berani mengambil keputusan dengan cepat dan semoga tepat

Karena dalam berorganisasi kita akan memanage orang-orang untuk mencapai suatu tujuan, maka kita harus mengetahui syarat-syarat suatu tujuan yang baik.

Suatu sasaran dalam organisasi harus memenuhi syarat-syarat berikut :

1.     Spesific :

Harus spesifik, agar Anda mengetahui apa yang Anda kerjakan

2.  Measureable (dapat diukur) :

Harus dapat diukur, agar Anda mengetahui bilamana telah mencapainya

3.  Attaniable (dapat dicapai dengan kemampuan yang ada)

4.  Reliable (logis) :

Harus realistif, kalau terlalu sukar akan menyebabkan timbulnya kekecewaan dan keputusasaan pada diri Anda

5. Time limit (ada skala waktu) :

Harus mempunyai batas waktu jika tidak , dapat menimbulkan kecenderungan untuk tidak menyelesaikannya

        6. Challenge (menantang)

Harus menantang, kalau terlalu mudah Anda akan kurang bergairag untuk mencapainya dan hasilnya tidak menarik

Output Oriented (Harus menghasilkan sesuatu)

[Berorganisasi merupakan art sekaligus science]. Dimana berorganisasi sebagai art berarti agar kita dapat berorganisasi dengan baik, kita membutuhkan pengalaman-pengalaman dalam berorganisasi. Sedangkan berorganisasi sebagai science berarti agar kita dapat berorganisasi dengan baik dapat dengan mempelajari teori-teori tentang organisasi.

Sebagai penutup, tarik kesimpulan dari materi diatas, yaitu dengan menekankan kembali garis-garis besar dari materi wawasan berorganisasi ini :

·         Arti dari pengorganisasian

·         Fungsi-fungsi pokok management berorganisasi

(Arti dari fungsi-fungsi itu dan mengapa suatu program harus di “manage”)

·         Karena dalam berorganisasi kita dituntut untuk dapat mengatur orang-orang, maka kita harus mengetahui cara memotivasi orang lain

·         Karena dalam berorganisasi ada pendelegasian tugas, maka untuk mengatur pendelegasian tugas tersebut kita harus memahami konsep struktur organisasi

·         Agar kita dapat menjadi seorang organisatoris yang handal, kita perlu memiliki beberapa sifat seorang organisatoris

·         Karena dalam berorganisasi kita akan memanage orang-orang untuk mencapai suatu tujuan, maka kita harus mengetahui syarat-syarat suatu tujuan yang baik

TEKNIK MENGORGANISASI

Pokok-pokok Organisasi

Setiap orang di dalam suatu organisasi harus mengetahui kapan tugasnya mulai dan dimana berhenti, kepada siapa ia harus melapor dan siapa yang menjadi kepalanya. Namun banyak organisasi yang tidak merumuskan tanggungjawab dan kewajiban dengan jelas. Segalanya dibiarkan, akibatnya ialah ada pengulangan pekerjaan.

Dalam manajemen, mutlak bahwa seseorang seharusnya mempunyai satu pimpinan saja. Apabila seseorang mempunyai lebih dari satu pimpinan, dapat terjadi para pemimpin itu memberi intruksi-intruksi yang berlawanan dan hal itu selalu menimbulkan kebingungan. Namun boleh saja ia menerima nasehat dari beberapa orang atau organisasi fungsional.

Apabila anda menunjuk seseorang mengepalai sebuah tugas, janganlah mengambil keputusan apa pun mengenai tugas itu tanpa berkonsultasi dengannya dahulu. Apabila tidak, anda akan membuatnya gagal dan beban kerja yang sebenarnya adalah tanggungjawabnya akan jatuh seluruhnya diatas bahu anda.

Rentang Kendali

Apabila seorang pimpinan memberi perintah harian – menyuruh orang mengerjakan sesuatu dan menjaga supaya hal itu dikerjakan – ia tidak mungkin mengawasi lebih dari pada sekelompok kecil orang. Dalam istilah teknis, hal ini disebut rentang kendali. Dalam hal ini seorang pimpinan tidak dapat membawahi, katakanlah, sepuluh orang yang langsung bertanggungjawab kepadanya.

Rentang Tanggungjawab

Dalam system manajemen berdasarkan sasaran, seorang manajer dalam tugas hariannya tidak dikendalikan oleh pimpinan puncak; melainkan oleh tugas-tugas atau pekerjaan-pekerjaan yang harus diselesaikan oleh bagiannya. Dalam hal-hal demikian, seorang pemimpin dapat membawahi bahkan sampai seratus orang.  Dalam suatu organisasi yang mempunyai banyak sekali manajer yang bertanggungjawab kepada seorang pimpinan, dan setiap manajer mengetahui tugas-tugasnya, biarkanlah manajer itu sendiri yang mengurus penyelesaian tugasnya. Hal ini memberi kesempatan lebih banyak kepada masing-masing manajer untuk menyumbangkan kemampuan dan inisiatifnya.

Pengembangan eksekutif

Sistem pengembangan manajemen yang terbaik dan termurah adalah sebuah system desentralisasi federal, yaitu pada usia “dini” para manajer diberi tanggungjawab dan mereka dapat meneruskan tugas mereka tanpa campur tangan pimpinan, oleh karena segala tugas dan sasaran mereka telah direncanakan. Tak ada hal yang lebih mendidik seorang manajer dari pada menanamkan tanggungjawab yang sungguh-sungguh dan memberi suatu tugas yang sungguh-sungguh.

Pemakaian Nama Jabatan

Anda dapat bersikap royal dengan nama-nama jabatan. Ingatlah rasa enak yang diberikan oleh sebuah nama jabatan yang bagus bunyinya – biayanyapun tidak ada.