Administrasi, Kesekretariatan dan Keuangan

Prinsip administrasi kesekretariatan adalah :

1.    Sederhana

2.    Jelas

3.    Fleksibel

4.    Satu kesatuan / komando

5.    Praktis

Fungsi dasar administrasi kesekretariatan :

1.    Merumuskan kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan informasi

2.    Pengendalian informasi

3.    Penggunaan teknologi

Beberapa Sistem Administrasi :

A.    PROPOSAL

Untuk :

§  bahan pertimbangan bagi yang berwenang

§  pengajuan bantuan

§  landasan kerja

§  barometer keberhasilan

Proposal bersinonim artinya dengan suggestion (saran, usul atau nasehat), offer (penawaran), application (permintaan, lamaran), tender (penawaran, pendaftaran), plan (rencana).

BAB-BAB STANDAR PROPOSAL PERIZINAN :

                  I.    Pendahuluan

                II.    Dasar pemikiran, Dasar pelaksanaan

Dasar pemikiran berisikan point-point latar belakang berdasarkan hasil pemikiran pelaksana mengapa kegiatan ini diajukan

Dasar pelaksanaan berisikan point-point dasar hukum sebagai landasan pelaksanaan kegiatan ini

               III.    Maksud dan tujuan

               IV.    Deskripsi/rencana kegiatan

Berisikan teknis-teknis pelaksanaan kegiatan. Seperti nama kegiatan, tema, waktu, tempat, penyelenggara, peserta, materi, bentuk kegiatan, acara, dll     

                V.    Susunan kepanitiaan

               VI.    Anggaran biaya (sumber pemasukan)

             VII.    Penutup

            VIII.    Format tanda tangan

Aturan format tanda tangan :

(1)   yang disebelah kanan kedudukannya(jabatannya) lebih tinggi dari yang disebelah kiri

(2)   yang disebelah bawah kedudukannya lebih tinggi dari yang disebelah atas

(3)   Cap disebelah kanan atas (bukan ditengah atau dikiri)

               IX.    Lampiran

PROPOSAL ANALISA USULAN KEGIATAN (Versi ROHANI-554)

                  I.    Pendahuluan

                II.    Dasar pemikiran [kondisi objektif, kondisi ideal]

               III.    Tujuan

               IV.    Sasaran

                V.    Target segmen objek

               VI.    Deskripsi pelaksanaan (waktu, tempat, materi, bentuk acara)

             VII.    Pelaksana

            VIII.    Kriteria keberhasilan

               IX.    Anggaran dana

                X.    Alternatif sumber dana

B.    SURAT MENYURAT

Kegiatan penanganan surat adalah kegiatan yang dimulai dari penerimaan surat masuk maupun surat keluar, pencatatan, pemrosesan sampai dengan pengiriman dan penyimpanan arsip.

Semua surat masuk maupun surat keluar harus dicatat untuk memudahkan pengendalian/penemuan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan.

Pengertian surat

Surat adalah sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi dari satu pihak ke pihak lain

Fungsi surat

Sebagai sarana komunikasi, surat juga berfungsi sebagai :

-          Wakil dari pengirim/penulis

-          Bahan bukti tertulis, misalnya surat perjanjian, bukti histories, dsb

-          Pedoman pengambilan tindak lanjut/keputusan

-          Alat mengingat, misalnya suratyang sudah diarsip

-          Alat pengukur kegiatan organisasi/instansi

-          Sarana memperpendek jarak (fungsi abstrak)

 

Jenis surat :

§  Memo

§  Surat pengantar

§  Surat keputusan

§  Surat edaran

§  Surat undangan

§  Surat tugas

§  Surat kuasa

§  Surat pengumuman

§  Surat pernyataan

§  Surat keterangan

§  Berita acara

Sifat dan derajat surat menurut sifatnya dapat dibedakan menjadi :

-          Surat sangat rahasia, yaitu surat yang informasinya memerlukan tingkat pengamanan yang tinggi dan hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berhak menerimanya

-          Surat rahasia, yaitu surat yang informasinya memerlukan tingkat pengamanan yang tinggi, yang erat hubungannya dengan keamanan kedinasan dna hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk

-          Surat terbatas, yaitu surat yang informasinya membutuhkan pengamanan yang erat hubungannya dengan tugas khusus kedinasan dan hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk

-          Surat biasa, yaitu surat yang tidak memerlukan pengamanan khusus

Salah satu ciri surat rahasia adalah bersampul/amplop rangkap

Fungsi arsip dapat digolongkan menjadi dua golongan, yaitu :

1.    Arsip yang dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kegiatan pada umumnya atau dalam penyelenggaraan ketatausahaan. Arsip ini digolongkan menjadi :

-          Arsip aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan terus menerus, karenanya disimpan di unit pengolahan

-          Arsip semi aktif, yaitu berkas surat yang frekuensi penggunaannya sudah menurun

-          Arsip inaktif, yaitu berkas surat yang tidak dipergunakan lagi secara terus menerus, disimpan di pusat penyimpanan arsip

2.    Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, pelaksanaan kegiatan maupun untuk penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan

Penyimpanan arsip dapat didasarkan pada :

-          Masalah

-          Abjad

-          Tanggal

-          Nomor

-          Wilayah

Penulisan bagian surat :

Bagian surat terdiri atas :

1.    Kepala surat, yang mencantumkan :

-          Lambang instansi

-          Nomor, lampiran dan perihal

-          Tanggal

-          Alamat tujuan surat

2.    Isi surat, secara garis besar terbagi menjadi tiga bagian :

-          Pendahuluan

Pendahuluan merupakan kalimat pembuka isi surat, ditulis dengan singkat dan jelas tentang yang akan diberitahukan, dapat berupa pemberitahuan, pertanyaan, pernyataan, permintaan atau balasan

-          Isi pokok

Isi pokok mengemukakan hal yang perlu disampaikan, singkat, lugas dan jelas serta merupakan uraian dari inti surat

-          Penutup

Kalimat penutup merupakan simpul dan kunci isi surat, dapat juga berupa harapan penulis atau ucapan terima kasih kepada penerima surat

3.    Penutup surat, terdiri atas :

-          Nama dan jabatan penanda tangan

-          Tanda tangan

-          Cap

-          Tembusan

C.    LAPORAN KEGIATAN :

Bab-bab isi laporan : (alternatif)

§  kesekretariatan

§  tiap bidang (Deskripsi kegiatan)

§  keuangan

§  evaluasi kegiatan

§  Kesimpulan, saran

§  lampiran

D.    DOKUMENTASI :

-          Adanya penomoran dokumentasi

-          Adanya sistematika penyimpanan dokumentasi

E.    PEMBUKUAN KEUANGAN

Jenis I :

Tanggal	Aktivitas	Debet	Kredit	Saldo

Jenis II :

Debet			Kredit
Tanggal	Aktivitas	Saldo	Tanggal	Aktivitas	Saldo

Perhatikan bahwa pembukuan harus dilengkapi dengan tanda bukti pengeluaran (bon, kuitansi, dll)