Pages

Kamis, 31 Mei 2012

Teknik Kepanitiaan dan Management Organisasi (plus Kreativitas


Pengertian panitia  menurut  bahasa  adalah  sekumpulan  beberapa orang yang diberi tugas mengurus sesuatu pekerjaan.

Urutan kerja kepanitiaan suatu kegiatan/program adalah :
1.    Munculnya ide/rencana kegiatan/program
2.    Rapat awal untuk menyikapi ide/rencana tersebut
3.    Pengurusan perizinan pelaksanaan kegiatan
4.    Persiapan kegiatan
5.    Pelaksanaan kegiatan
6.    Evaluasi

1.    Munculnya ide/rencana/sebab kegiatan/program
(Bagi officers, ide seharusnya telah diturunkan oversight.)
Sebab munculnya ide/rencana suatu kegiatan dapat berupa :
1.    Karena tugas (melaksanakan Idul Adha)
2.    Karena adanya moment/kesempatan.
a.    Bentuk telah terdefinisi tetapi waktu belum terdefinisi (Ingin melaksanakan Tabligh Akbar)
b.    Waktu telah terdefinisi tetapi bentuk belum terdefinisi (Mengisi liburan panjang)
3.    Karena adanya tujuan yang ingin dicapai
4.    Karena program kerja,
Kegiatan yang dilaksanakan sebaiknya :
-          bervariasi dan menarik
Orang akan bosan menghadiri/mengikuti kegiatan yang  monoton  dan tidak menarik
-          frekuensinya relatif sering
-          secara terencana mengadakan kegiatan-kegiatan yang bersifat kolosal dan partisipatif
[Agar ide-ide kegiatan dapat muncul  dan  dapat  diwujudkan,  maka markas  memiliki  nilai  yang  penting.  Markas  harus  benar-benar menjadi tempat berkumpul sehari-hari. Hal ini karena:
1.    Ide lebih mudah muncul dari obrolan bersama teman-teman
2.    Ide dapat segera ditindaklanjuti (disetujui, direncanakan, dll)
Proses pelahiran ide “dari markas” ini akan memegang peran penting tatkala kita telah go Public.]

2.    Rapat awal untuk menyikapi ide/rencana tersebut
Rapat awal adalah menyiapkan ide-ide pokok kegiatan
URUTAN TEKNIK RAPAT AWAL :
a.    Persiapan rapat awal, intinya adalah mengusahakan  agar  seluruh anggota dapat hadir dalam rapat ini. Persiapannya mencakup :
Ø  penentuan waktu dan tempat rapat.
Ø  mengundang seluruh anggota  yang  terkait  untuk  hadir  dalam rapat.
                              Keunggulan menggunakan surat :
-          mengantisipasi kelupaan orang yang diundang
-          beberapa orang akan  merasakan  pentingnya  rapat  itu  jika diundang secara resmi dengan surat
Ø  jika perlu dapat saja  mengadakan  hal  menarik  agar  peserta rapat termotivasi untuk datang
Catatan : jangan sampai melupakan seorang pun !!
Persiapan rapat “serumit” ini perlu kita pahami saat kita memimpin jumlah pengurus yang besar (saat go public)

b.    Pelaksanaan rapat, hal-hal yang dibahas dalam rapat awal adalah:
Ø  Penentuan deskripsi  kegiatan  (mencakup  bentuk,  waktu   dan tempat kegiatan yang belum terdefinisi)
Cara yang dapat digunakan :
-          dengan diskusi (usul-usul)
-          dengan cara Brain Storming. (Lihat tip-tip BS)
Setelah kegiatan terdeskripsi perlu dilakukan SWOT. Hasil SWOT ini akan membantu memutuskan  apakah  kegiatan  ini  baik untuk dilaksanakan atau tidak.
PERHATIKAN : Program dan sasaran dari kegiatan ini harus jelas dan terkomunikasi kepada seluruh anggota yang terkait.
Ø  Penentuan kepanitiaan,
Yang pertamakali dipilih dalam kepanitiaan  ini  adalah  ketua panitia.
Seorang ketua panitia hendaknya minimal :
·         Memiliki pengetahuan yang cukup  akan  kegiatan  yang  akan dilaksanakannya
·         Bersikap adil(atas amanat yang diterimanya) dalam  memberikan tugas.
Sedangkan anggota yang memilih hendaknya :
1.    Memilih ketua tersebut dengan serius.
2.    Bersedia taat kepada  ketua  tersebut,  baik  dikala  mudah maupun dikala sulit.

Dalam struktur kepanitiaan, yang selalu ada adalah : Ketua, sekertaris dan bendahara.
Jika hendak mengadakan wakil ketua, sekertaris I, bendahara I, dsb., hal ini terserah panitia yang  juga  disesuaikan  dengan keadaan.
Adapun seksi-seksi yang diadakan, disesuaikan  dengan  keadaan juga dan jenis kegiatan yang akan dilakukan. Seksi-seksi  yang diadakan dapat berupa seksi humas, dana usaha,  acara,  sarana prasarana,  perizinan,  transportasi,  konsumsi,   kebersihan, dekorasi, keamanan, publikasi, dokumentasi, dsb.

Yang perlu diperhatikan, hendaknya  kepanitiaan  ini  bersifat padat karya.
Partisipasi seseorang dalam kegiatan suatu organisasi  Insya  Allah akan  berakibat  positif  bagi   tumbuhnya   kepercayaan   dan loyalitas orang tersebut akan organisasi itu.

Sistem komando (kontrol, evaluasi  dan  disiplin)  seksi-seksi yang ada dapat berupa :
-          langsung kepada ketua
-          melalui koordinator
Jika SDM yang ada tidak mencukupi jumlah seksi-seksi yang ada, maka seseorang dapat saja menjabat lebih dari satu jabatan  di kepanitiaan.

Walaupun telah ada ketua panitia, kepemimpinan tetap  bersifat kolektif.  Kesalahan  seorang  panitia  akan  ditanggung  oleh seluruh panitia. Jangan selalu bergantung kepada ketua.

Ø  Pendeskripsian tugas, agar :
·         Setiap orang mengerti & jelas akan tugasnya, agar :
-          akan mengurangi beban ketua
-          dapat bekerja mandiri
-          lebih memotivasi orang untuk berkreasi (otonomi)
·         Setiap tugas terdelegasikan sehingga tidak  ada  tugas  yang tidak terkerjakan karena  lupa  (tidak  terdeteksi  semenjak awal) atau tidak ada yang merasa bertanggung jawab.
Sebagai acuan pendeskripsian tugas  panitia,  harus  diketahui terlebih dahulu hal-hal apa saja  yang  harus  disiapkan  guna berlangsungnya acara ini.

Ø  Pembuatan time schedule/daftar waktu kerja
Hal ini  membantu  evaluasi  persiapan  kegiatan.  Selain  itu panitia tidak perlu  menunggu  perintah  ketua  untuk  bekerja karena telah mengetahui kapan saja ia harus bekerja.
Pedoman pembuatan time schedule dapat merujuk  kepada  hal-hal apa saja yang harus dilakukan pada tahap persiapan kegiatan.
Standar time schedule :
Aktivitas
Waktu
I
II
III
IV
A




B





Ø  Penentuan anggaran kegiatan dan cara pemenuhannya.
Biasanya setiap seksi  diminta  untuk  membuat  anggaran  dana yang dibutuhkan seksi tersebut.
c.    Pasca Rapat
Hasil rapat perlu disosialisasikan kepada anggota  lainnya  yang tidak hadir sewaktu rapat. Hal ini berguna agar  setiap  anggota merasa ikut bertanggung jawab atas kegiatan ini.

3.    Pengurusan perizinan kegiatan
Pengurusan perizinan dapat dibagi dua :
a.    Perizinan dengan proposal
Akan sangat membantu dalam tahap perizinan ini jika sejak semula kita telah membina hubungan yang baik dengan pihak pemberi izin.
b.    Perizinan dengan surat (dengan melampirkan proposal)
Perizinan dengan surat dilakukan jika dibutuhkan saja.
Perizinan  dengan  surat  dilakukan  misalnya  untuk  peminjaman ruangan atau prasarana, izin keramaian pada polwiltabes, dsb.
Kita  memiliki  beberapa  kegiatan-kegiatan  mendasar   yang   jika perizinannya gagal, kegiatan  tersebut  harus  tetap  dilaksanakan. Seperti dauroh dan training. Kegiatan-kegiatan ini adalah  kegiatan mendasar yang jika diizinkan  kita  jalankan  dengan  legal, jika tidak kita tetap laksanakan  dengan   istilah   Under   Ground Movement.

2.     Persiapan kegiatan
Dalam tahap ini, setiap panitia melaksanakan tugasnya sesuai dengan deskripsi tugas dan time schedule yang  telah  disepakati   sewaktu rapat awal.
Sering timbul masalah-masalah yang belum terantisipasi dalam  rapat awal. Karena itu kebersamaan panitia dan evaluasi persiapan  sangat penting dalam tahap ini.
Jalur komunikasi dan  informasi  antar  sesama  panitia  pun  cukup penting karena kemungkinan sesama panitia akan sulit bertemu karena memiliki kesibukan dalam tanggung jawabnya yang berbeda. (Mungkin sebuah buku komunikasi akan sangat bermanfaat)
Ketua harus senantiasa memonitor situasi dan mengevaluasi persiapan ini melalui sistem komando  yang  telah  dipilihnya  sewaktu  rapat awal.
Evaluasi ini adalah baik evaluasi  persiapan  itu  sendiri  ataupun pemantauan ghirah panitia. Jika gaiirah panitia menurun, maka  ketua harus segera mengantisipasinya.
Untuk beberapa jenis kegiatan, perlu adanya technical meeting  baik dengan sesama panitia ataupun dengan peserta tidak jauh sebelum pelaksanaan kegiatan untuk mematangkan pelaksaan kegiatan.
Karena dalam pelaksaan kegiatan kemungkinan besar koordinasi  antar panitia agak sukar, maka technical meeting disini memainkan peranan yang penting. (Tetapi untuk kegiatan-kegiatan besar non-partisipatif, maka technical meeting adalah urusan teman-teman dari operation)

3.     Pelaksanaan Kegiatan
Untuk kegiatan-kegiatan tertentu, pelaksanaan menjadi tanggung jawab Operation.

4.     Evaluasi
Evaluasi berguna untuk mengetahui kekurangan dan kelebihan  sesuatu pekerjaan sehingga dengan demikian dapat ditentukan tindakan selanjutnya bagi suatu tujuan.
Ø  Bagi angkatan pelaksananya :
-          Untuk mempelajari kekurangan yang terjadi
-          agar  kelak tidak mengulangi kekurangan yang serupa
-          dan dapat mengusahakan agar kegiatan yang mendatang menjadi lebih baik
Ø  Bagi angkatan berikutnya :
-          Belajar dari pengalaman angkatan sebelumnya
-          Sehingga perbaikan yang dilakukan tidak mulai lagi dari nol
Hal ini dapat terwujudkan hanya jika  ada  di ini suatu sistem evaluasi kegiatan yang rapi yaitu  dalam  bentuk laporan kegiatan yang terarsipkan.
Hasil evaluasi hendaknya diarsipkan dalam bentuk  laporan  kegiatan yang sistematis.
Evaluasi disini mencakup evaluasi tahapan  persiapan  kegiatan  dan pelaksanaan kegiatan dengan  evaluasi  tiap  tahapan  kurang  lebih terdiri dari:
                  i.    deskripsi pelaksanaan tahapan tersebut
                ii.    hasil-hasil dari tahapan tersebut
               iii.    kekurangan, kesalahan, hambatan atau masalah yang terjadi
               iv.    saran bagi kegiatan selanjutnnya
Tugas :
Oversight telah memutuskan untuk melaksanakan suatu kegiatan bakti social sekaligus untuk menumbuhkan jiwa social dikalangan anggota. Officers diminta untuk melakukan rapat awal teknis-teknis pelaksanaan dan persiapan bakti sosial tersebut.
Tip-tip melaksanakan Brain Storming :

Kumpulkan ide sebanyak mungkin
Ide itu seperti bibit. Tidak semuanya akan hidup dan bertumbuh. Jadi Anda perlu menanamnya sebanyak mungkin.
Kumpulkan ide-ide yang berbeda
Seringkali hambatan ke arah pemecahan kreatif adalah pikiran sempit yang terpusat dalam satu kerangka pikir. Mereka yang menggabungkan beberapa kerangka pikir dan membuat hubungan-hubungan antara kerangka-kerangka pikir itu akan lebih mampu membuat terobosan kreatif.
Tetap santai
Ide lebih banyak dihasilkan orang pada saat mereka gembira. Mereka merasa bebas untuk mengatakan sesuatu atau memutar-mutar ide orang lain
Jangan menilai
Kita biasanya menganggap penilaian sebagai kritik negatif. Dan kita semua pernah mengalami bahwa ide kita dihancurkan sebelum sempat dikembangkan.
Tulis semuanya
Tulis sehingga setiap peserta dapat melihat setiap ide. Dengan cara ini, peserta dengan mudah dapat menambahkan dan mengubah ide-ide yang sudah tertulis di sana.
Jadilah orang nakal
Pergilah mencari ide-ide aneh. Seringkali ide terbaik muncul dari ide paling aneh. Tujuan dari pertemuan kelompok adalah mengumpulkan ide sebanyak mungkin. Anda akan mempunyai banyak waktu untuk menyortir dan menilainya kemudian.
Menilai
Mintalah para peserta memilih tiga ide terbaik (menurut mereka masing-masing) yang tertera. Dengan sangat cepat Anda akan mendapatkan ide-ide yang paling popular.

Rabu, 23 Mei 2012

PRINSIP- PRINSIP DASAR KEPEMIMPINAN


Prinsip, sebagai paradigma terdiri dari beberapa ide utama berdasarkan motivasi pribadi dan sikap serta mempunyai pengaruh yang kuat untuk membangun dirinya atau organisasi.  Menurut Stephen R. Covey (1997),  prinsip adalah bagian dari suatu kondisi, realisasi dan konsekuensi. Mungkin prinsip menciptakan kepercayaan dan berjalan  sebagai sebuah kompas/petunjuk yang tidak dapat dirubah. Prinsip merupakan suatu  pusat atau sumber utama sistem pendukung kehidupan yang ditampilkan dengan 4 dimensi seperti;  keselamatan, bimbingan, sikap yang bijaksana, dan kekuatan.   Karakteristik seorang pemimpin didasarkan kepada prinsip-prinsip (Stephen R. Coney) sebagai berikut:

1.   Seorang yang belajar seumur hidup
Tidak hanya melalui pendidikan formal, tetapi juga diluar sekolah. Contohnya, belajar melalui membaca, menulis, observasi, dan mendengar. Mempunyai pengalaman yang baik maupun yang buruk sebagai sumber belajar.

2.       Berorientasi pada pelayanan
Seorang pemimpin tidak dilayani tetapi melayani, sebab prinsip pemimpin dengan prinsip melayani berdasarkan karir sebagai tujuan utama.  Dalam memberi pelayanan, pemimpin seharusnya lebih berprinsip pada pelayanan yang baik.

3.       Membawa energi yang positif
Setiap orang mempunyai energi dan semangat. Menggunakan energi yang positif didasarkan pada keikhlasan dan keinginan mendukung kesuksesan orang lain. Untuk itu dibutuhkan energi positif untuk membangun hubungan baik. Seorang pemimpin harus dapat dan mau bekerja untuk jangka waktu yang lama dan kondisi tidak ditentukan.  Oleh karena itu, seorang pemimpin harus dapat menunjukkan energi yang positif, seperti ;


a.      Percaya pada orang lain
Seorang pemimpin mempercayai orang lain termasuk staf bawahannya, sehingga mereka mempunyai motivasi dan mempertahankan pekerjaan yang baik. Oleh karena itu, kepercayaan harus diikuti dengan kepedulian.



b.      Keseimbangan dalam kehidupan
Seorang pemimpin harus dapat menyeimbangkan tugasnya. Berorientasi kepada prinsip kemanusiaan dan keseimbangan diri antara kerja dan olah raga, istirahat dan rekreasi. Keseimbangan juga berarti seimbang antara kehidupan dunia dan akherat.

c.       Melihat kehidupan sebagai tantangan
Kata ‘tantangan’ sering di interpretasikan negatif. Dalam hal ini tantangan berarti kemampuan untuk menikmati hidup dan segala konsekuensinya. Sebab kehidupan adalah suatu tantangan yang dibutuhkan, mempunyai rasa aman yang datang dari dalam diri sendiri. Rasa aman tergantung pada inisiatif, ketrampilan, kreatifitas, kemauan, keberanian, dinamisasi dan kebebasan.

d.      Sinergi
Orang yang berprinsip senantiasa hidup dalam sinergi dan satu katalis perubahan. Mereka selalu mengatasi kelemahannya sendiri dan lainnya.  Sinergi adalah kerja kelompok dan memberi keuntungan kedua belah pihak. Menurut The New Brolier Webster International Dictionary, Sinergi adalah satu kerja kelompok, yang mana memberi hasil lebih efektif dari pada bekerja secara perorangan. Seorang pemimpin harus dapat bersinergis dengan setiap orang atasan, staf, teman sekerja.

e.       Latihan mengembangkan diri sendiri
Seorang pemimpin harus dapat memperbaharui diri sendiri untuk mencapai keberhasilan yang tinggi.  Jadi dia tidak hanya berorientasi pada proses.  Proses daalam mengembangkan diri terdiri dari beberapa komponen yang berhubungan dengan: (1) pemahaman materi; (2) memperluas materi melalui belajar dan pengalaman; (3) mengajar materi kepada orang lain; (4) mengaplikasikan prinsip-prinsip; (5) memonitoring hasil; (6) merefleksikan

kepada hasil; (7) menambahkan pengetahuan baru yang diperlukan materi; (8) pemahaman baru; dan (9) kembali menjadi diri sendiri lagi.

Mencapai kepemimpinan yang berprinsip tidaklah mudah, karena beberapa kendala dalam bentuk kebiasaan buruk, misalnya: (1) kemauan dan keinginan sepihak; (2) kebanggaan dan penolakan; dan (3) ambisi pribadi.  Untuk mengatasi hal tersebut, memerlukan latihan dan pengalaman yang terus-menerus. Latihan dan pengalaman sangat penting untuk mendapatkan perspektif baru yang dapat digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan.

Hukum alam tidak dapat dihindari dalam proses pengembangan pribadi. Perkembangan intelektual seseorang seringkali lebih cepat dibanding perkembangan emosinya. Oleh karena itu, sangat disarankan untuk mencapai keseimbangan diantara keduanya, sehingga akan menjadi faktor pengendali dalam kemampuan intelektual. Pelatihan emosional dimulai dari belajar mendengar.  Mendengarkan berarti sabar, membuka diri, dan berkeinginan memahami orang lain.  Latihan ini tidak dapat dipaksakan.  Langkah melatih pendengaran adalah bertanya, memberi alasan, memberi penghargaan, mengancam dan mendorong. Dalam proses melatih tersebut, seseorang memerlukan pengontrolan diri, diikuti dengan memenuhi keinginan orang.

Mengembangkan kekuatan pribadi akan lebih menguntungkan dari pada bergantung pada kekuatan dari luar. Kekuatan dan kewenangan bertujuan untuk melegitimasi kepemimpinan dan seharusnya tidak untuk menciptakan ketakutan.  Peningkatan diri dalam pengetahuan, ketrampilan dan sikap sangat dibutuhkan untuk menciptakan seorang pemimpin yang berpinsip karena seorang pemimpin seharusnya tidak hanya cerdas secara intelektual, tetapi juga emosional (IQ, EQ dan SQ).