Pengertian panitia menurut
bahasa adalah sekumpulan
beberapa orang yang diberi tugas mengurus sesuatu pekerjaan.
Urutan kerja kepanitiaan suatu
kegiatan/program adalah :
1. Munculnya
ide/rencana kegiatan/program
2. Rapat
awal untuk menyikapi ide/rencana tersebut
3. Pengurusan
perizinan pelaksanaan kegiatan
4. Persiapan
kegiatan
5. Pelaksanaan
kegiatan
6. Evaluasi
1. Munculnya
ide/rencana/sebab kegiatan/program
(Bagi officers, ide seharusnya
telah diturunkan oversight.)
Sebab munculnya ide/rencana suatu kegiatan
dapat berupa :
1. Karena
tugas (melaksanakan Idul Adha)
2. Karena
adanya moment/kesempatan.
a. Bentuk
telah terdefinisi tetapi waktu belum terdefinisi (Ingin melaksanakan Tabligh
Akbar)
b. Waktu
telah terdefinisi tetapi bentuk belum terdefinisi (Mengisi liburan panjang)
3. Karena
adanya tujuan yang ingin dicapai
4. Karena
program kerja,
Kegiatan yang dilaksanakan sebaiknya :
-
bervariasi dan menarik
Orang
akan bosan menghadiri/mengikuti kegiatan yang
monoton dan tidak menarik
-
frekuensinya relatif sering
-
secara terencana mengadakan
kegiatan-kegiatan yang bersifat kolosal dan partisipatif
[Agar ide-ide kegiatan dapat muncul dan
dapat diwujudkan, maka markas
memiliki nilai yang
penting. Markas harus
benar-benar menjadi tempat berkumpul sehari-hari. Hal ini karena:
1. Ide
lebih mudah muncul dari obrolan bersama teman-teman
2. Ide
dapat segera ditindaklanjuti (disetujui, direncanakan, dll)
Proses pelahiran ide “dari markas” ini
akan memegang peran penting tatkala kita telah go Public.]
2. Rapat
awal untuk menyikapi ide/rencana tersebut
Rapat awal adalah menyiapkan ide-ide pokok
kegiatan
URUTAN TEKNIK RAPAT AWAL :
a. Persiapan
rapat awal, intinya adalah mengusahakan agar
seluruh anggota dapat hadir dalam rapat ini. Persiapannya mencakup :
Ø
penentuan waktu dan tempat rapat.
Ø
mengundang seluruh anggota yang
terkait untuk hadir
dalam rapat.
Keunggulan
menggunakan surat
:
-
mengantisipasi kelupaan orang yang
diundang
-
beberapa orang akan merasakan
pentingnya rapat itu jika
diundang secara resmi dengan surat
Ø
jika perlu dapat saja mengadakan
hal menarik agar
peserta rapat termotivasi untuk datang
Catatan : jangan sampai melupakan seorang
pun !!
Persiapan rapat “serumit” ini perlu kita
pahami saat kita memimpin jumlah pengurus yang besar (saat go public)
b. Pelaksanaan
rapat, hal-hal yang dibahas dalam rapat awal
adalah:
Ø
Penentuan deskripsi kegiatan
(mencakup bentuk, waktu
dan tempat kegiatan yang belum terdefinisi)
Cara
yang dapat digunakan :
-
dengan diskusi (usul-usul)
-
dengan cara Brain Storming. (Lihat tip-tip
BS)
Setelah kegiatan terdeskripsi perlu
dilakukan SWOT. Hasil SWOT ini akan membantu memutuskan apakah
kegiatan ini baik untuk dilaksanakan atau tidak.
PERHATIKAN : Program dan sasaran dari
kegiatan ini harus jelas dan terkomunikasi kepada seluruh anggota yang terkait.
Ø
Penentuan kepanitiaan,
Yang pertamakali dipilih dalam
kepanitiaan ini adalah
ketua panitia.
Seorang
ketua panitia hendaknya minimal :
·
Memiliki pengetahuan yang cukup akan
kegiatan yang akan dilaksanakannya
·
Bersikap adil(atas amanat yang
diterimanya) dalam memberikan tugas.
Sedangkan
anggota yang memilih hendaknya :
1. Memilih
ketua tersebut dengan serius.
2. Bersedia
taat kepada ketua tersebut,
baik dikala mudah maupun dikala sulit.
Dalam struktur kepanitiaan, yang selalu
ada adalah : Ketua, sekertaris dan bendahara.
Jika hendak mengadakan wakil ketua,
sekertaris I, bendahara I, dsb., hal ini terserah panitia yang juga
disesuaikan dengan keadaan.
Adapun seksi-seksi yang diadakan, disesuaikan dengan
keadaan juga dan jenis kegiatan yang akan dilakukan. Seksi-seksi yang diadakan dapat berupa seksi humas, dana
usaha, acara, sarana prasarana, perizinan,
transportasi, konsumsi, kebersihan, dekorasi, keamanan, publikasi,
dokumentasi, dsb.
Yang perlu diperhatikan, hendaknya kepanitiaan
ini bersifat padat karya.
Partisipasi seseorang dalam kegiatan suatu
organisasi Insya Allah akan
berakibat positif bagi
tumbuhnya kepercayaan dan loyalitas orang tersebut akan organisasi
itu.
Sistem komando (kontrol, evaluasi dan
disiplin) seksi-seksi yang ada
dapat berupa :
-
langsung kepada ketua
-
melalui koordinator
Jika SDM yang ada tidak mencukupi jumlah
seksi-seksi yang ada, maka seseorang dapat saja menjabat lebih dari satu jabatan di kepanitiaan.
Walaupun telah ada ketua panitia,
kepemimpinan tetap bersifat
kolektif. Kesalahan seorang
panitia akan ditanggung
oleh seluruh panitia. Jangan selalu bergantung kepada ketua.
Ø
Pendeskripsian tugas, agar :
·
Setiap orang mengerti & jelas akan
tugasnya, agar :
-
akan mengurangi beban ketua
-
dapat bekerja mandiri
-
lebih memotivasi orang untuk berkreasi
(otonomi)
·
Setiap tugas terdelegasikan sehingga
tidak ada tugas
yang tidak terkerjakan karena
lupa (tidak terdeteksi
semenjak awal) atau tidak ada yang merasa bertanggung jawab.
Sebagai acuan pendeskripsian tugas panitia,
harus diketahui terlebih dahulu
hal-hal apa saja yang harus
disiapkan guna berlangsungnya
acara ini.
Ø
Pembuatan time schedule/daftar waktu kerja
Hal ini
membantu evaluasi persiapan
kegiatan. Selain itu panitia tidak perlu menunggu
perintah ketua untuk
bekerja karena telah mengetahui kapan saja ia harus bekerja.
Pedoman pembuatan time schedule dapat
merujuk kepada hal-hal apa saja yang harus dilakukan pada
tahap persiapan kegiatan.
Standar
time schedule :
Aktivitas
|
Waktu
|
|||
I
|
II
|
III
|
IV
|
|
A
|
|
|
|
|
B
|
|
|
|
|
Ø
Penentuan anggaran kegiatan dan cara
pemenuhannya.
Biasanya setiap seksi diminta
untuk membuat anggaran
dana yang dibutuhkan seksi tersebut.
c. Pasca
Rapat
Hasil rapat perlu disosialisasikan kepada
anggota lainnya yang tidak hadir sewaktu rapat. Hal ini
berguna agar setiap anggota merasa ikut bertanggung jawab atas
kegiatan ini.
3. Pengurusan
perizinan kegiatan
Pengurusan perizinan dapat dibagi dua :
a. Perizinan
dengan proposal
Akan sangat membantu dalam tahap perizinan
ini jika sejak semula kita telah membina hubungan yang baik dengan pihak
pemberi izin.
b. Perizinan
dengan surat
(dengan melampirkan proposal)
Perizinan
dengan surat
dilakukan jika dibutuhkan saja.
Perizinan
dengan surat
dilakukan misalnya untuk
peminjaman ruangan atau prasarana, izin keramaian pada polwiltabes, dsb.
Kita
memiliki beberapa kegiatan-kegiatan mendasar
yang jika perizinannya gagal,
kegiatan tersebut harus
tetap dilaksanakan. Seperti
dauroh dan training. Kegiatan-kegiatan ini adalah kegiatan mendasar yang jika diizinkan kita
jalankan dengan legal, jika tidak kita tetap laksanakan dengan
istilah Under Ground Movement.
2. Persiapan
kegiatan
Dalam tahap ini, setiap panitia
melaksanakan tugasnya sesuai dengan deskripsi tugas dan time schedule yang telah
disepakati sewaktu rapat awal.
Sering timbul masalah-masalah yang belum
terantisipasi dalam rapat awal. Karena
itu kebersamaan panitia dan evaluasi persiapan
sangat penting dalam tahap ini.
Jalur komunikasi dan informasi
antar sesama panitia
pun cukup penting karena
kemungkinan sesama panitia akan sulit bertemu karena memiliki kesibukan dalam
tanggung jawabnya yang berbeda. (Mungkin sebuah buku komunikasi akan sangat
bermanfaat)
Ketua harus senantiasa memonitor situasi
dan mengevaluasi persiapan ini melalui sistem komando yang
telah dipilihnya sewaktu
rapat awal.
Evaluasi ini adalah baik evaluasi persiapan
itu sendiri ataupun pemantauan ghirah panitia. Jika gaiirah
panitia menurun, maka ketua harus segera
mengantisipasinya.
Untuk beberapa jenis kegiatan, perlu
adanya technical meeting baik dengan
sesama panitia ataupun dengan peserta tidak jauh sebelum pelaksanaan kegiatan
untuk mematangkan pelaksaan kegiatan.
Karena dalam pelaksaan kegiatan
kemungkinan besar koordinasi antar
panitia agak sukar, maka technical meeting disini memainkan peranan yang
penting. (Tetapi untuk kegiatan-kegiatan besar non-partisipatif, maka technical
meeting adalah urusan teman-teman dari operation)
3. Pelaksanaan
Kegiatan
Untuk
kegiatan-kegiatan tertentu, pelaksanaan menjadi tanggung jawab Operation.
4. Evaluasi
Evaluasi berguna untuk mengetahui
kekurangan dan kelebihan sesuatu
pekerjaan sehingga dengan demikian dapat ditentukan tindakan selanjutnya bagi
suatu tujuan.
Ø
Bagi angkatan pelaksananya :
-
Untuk mempelajari kekurangan yang terjadi
-
agar
kelak tidak mengulangi kekurangan yang serupa
-
dan dapat mengusahakan agar kegiatan yang
mendatang menjadi lebih baik
Ø
Bagi angkatan berikutnya :
-
Belajar dari pengalaman angkatan
sebelumnya
-
Sehingga perbaikan yang dilakukan tidak
mulai lagi dari nol
Hal ini dapat terwujudkan hanya jika ada di
ini suatu sistem evaluasi kegiatan yang rapi yaitu dalam
bentuk laporan kegiatan yang terarsipkan.
Hasil evaluasi hendaknya diarsipkan dalam
bentuk laporan kegiatan yang sistematis.
Evaluasi disini mencakup evaluasi
tahapan persiapan kegiatan
dan pelaksanaan kegiatan dengan
evaluasi tiap tahapan
kurang lebih terdiri dari:
i. deskripsi
pelaksanaan tahapan tersebut
ii. hasil-hasil
dari tahapan tersebut
iii. kekurangan,
kesalahan, hambatan atau masalah yang terjadi
iv. saran
bagi kegiatan selanjutnnya
Tugas
:
Oversight telah memutuskan untuk
melaksanakan suatu kegiatan bakti social sekaligus untuk menumbuhkan jiwa
social dikalangan anggota. Officers diminta untuk melakukan rapat awal
teknis-teknis pelaksanaan dan persiapan bakti sosial tersebut.
Tip-tip melaksanakan Brain
Storming :
Kumpulkan
ide sebanyak mungkin
Ide itu seperti bibit. Tidak semuanya akan hidup
dan bertumbuh. Jadi Anda perlu menanamnya sebanyak mungkin.
Kumpulkan ide-ide yang berbeda
Seringkali
hambatan ke arah pemecahan kreatif adalah pikiran sempit yang terpusat dalam
satu kerangka pikir. Mereka yang menggabungkan beberapa kerangka pikir dan
membuat hubungan-hubungan antara kerangka-kerangka pikir itu akan lebih mampu
membuat terobosan kreatif.
Tetap santai
Ide lebih
banyak dihasilkan orang pada saat mereka gembira. Mereka merasa bebas untuk
mengatakan sesuatu atau memutar-mutar ide orang lain
Jangan
menilai
Kita
biasanya menganggap penilaian sebagai kritik negatif. Dan kita semua pernah
mengalami bahwa ide kita dihancurkan sebelum sempat dikembangkan.
Tulis
semuanya
Tulis
sehingga setiap peserta dapat melihat setiap ide. Dengan cara ini, peserta
dengan mudah dapat menambahkan dan mengubah ide-ide yang sudah tertulis di sana .
Jadilah
orang nakal
Pergilah
mencari ide-ide aneh. Seringkali ide terbaik muncul dari ide paling aneh.
Tujuan dari pertemuan kelompok adalah mengumpulkan ide sebanyak mungkin. Anda
akan mempunyai banyak waktu untuk menyortir dan menilainya kemudian.
Menilai
Mintalah
para peserta memilih tiga ide terbaik (menurut mereka masing-masing) yang
tertera. Dengan sangat cepat Anda akan mendapatkan ide-ide yang paling popular.